​你是否也被临时任务打断，没法专心工作？

你是否也被临时任务打断，没法专心工作？

“别让临时性工作占据大部分时间，这是规矩。懂吗？”

当我还是一名HR专员的时候，人力服务中心的电话每天像爆豆一样响个不停，而我按规范必须在三声之内接起电话。于是整个白天的时间几乎沦陷在临时性电话咨询中，原定的工作只能晚上处理，精神和肉体倍受摧残。

事实上，被临时性工作占据大部分工作时间，是一种常见的职场现象。如果说接听咨询电话还算是服务专员的规定动作，那么领导临时交办的工作、跨部门领导或老资格同事要求提供协助、客户的临时发难等等，更是职场上想拒绝却不得不接受的痛苦。

我在产品部任职时，曾经有段时间公司会议特别多，每次开会时间又很长。因为产品部比较敏感，事事都相关，所以差不多每次开会都会找我，不但如此，会上好多相干不相干的事情都指派我来解决，一时间，看起来特别受重用，实际上却成了“背锅侠”担当。

在职场摸爬滚打几年后，我慢慢从前辈“老炮儿”那里学会了很多避免被临时“飞”来的工作任务打乱阵脚的方法，工作效率和个人成长都获得了很大提升。

接下来，我就把百战“老炮儿”们管理临时性工作的“战法”做个解密：

掌握主动

任何时候，老炮们都绝不会放弃自己工作的主动权。他们会对临时性工作迅速加以分析、评估、判断、取舍。老炮儿们会主动跟任务指派者或同事沟通、积极反馈。

因为在他们头脑里，保存着一幅以“目标”为中心的“工作地图”，地图上画着工作的“点、线、面”，他们会在接受任何工作事项之前，思考将要开始的工作和目标之间存在怎样的关系。把工作放到地图里，然后给这件事的重要性、紧急性下判断。

比如，办公室工位不够用了，领导想增加工位。那保证公司正常运转就是这个任务的目标。而在规定时间内，扩大办公室工位数量是面；跟物业沟通、采购办公家具、协调各部门配合，这就是三条线。签订采购合同、发出工位调整通知等是线上的工作点。如果增加工位的同时还要装修，这就会影响整个工作“面”，如果是修改采购协议的条款，那就只影响一个点。

高效计划

在老炮的工作表里，应该不会同时出现超过五项重要的工作任务，这是一个合理而且不超额的工作量。他们会聪明地给工作计划留下供灵活运用的“调节时差”，以应对那些不请自来、又不得不接待的“临时性客人”。

一旦开始某项工作，他们会保持精力聚焦而且不被打扰。一般，他们会预留安静的时间段，暂时不看手机、微信和邮件，对于客户电话和同事沟通尽量简短处理，另行安排时间回复。特别重要的情况下，他们甚至会和领导沟通，专门找安静的场所“闭关修炼”。

合理拒绝

拒绝是一个有趣的话题，老炮们能做得特别好玩儿。我的同事都知道，我办公室的门就是一个信号：门开着，大家可以随时进来沟通；如果门关上了，除非紧急的事项，否则进门的人一定会被拒绝。

此外，要注意使用聪明的拒绝姿势。首先理由要合理，拒绝是因为不具备接手的条件，还是有更合适的解决方案？当你明确给对方适当的解释，并能同时提供一些替代方案和解决建议，大多数情况下拒绝会成功。

其次，拒绝还要有情，拒绝的场合和形式要替对方考虑，不能随意傲慢地拒绝，充分表达尊重和善意会让效果加倍。我们可以向对方微笑着轻轻摇头，表示虽然我现在不方便做这件事，但是有机会的话我仍然很想帮助你。

大胆取舍

冷静理智地筛选临时性任务，这是职场老炮儿的另一大特点。这里有三条标准可以帮助你快速筛选出有价值的临时性任务：

1. 你对这件事本身应该有足够的价值，能够起到足够的作用。

2. 只要协调好，自己在不影响核心工作的情况下，还能够拿出时间和精力应对。

3. 虽然是临时性工作，但也可以有一定的新意和收获，值得一试。

参照这三条标准，你可以对临时性工作进行大胆地取舍。对没有意义的工作，不必再投入。

比如，你正在处理数据，领导突然要求你协助业务部紧急做个项目方案。这时先压制一下自己的不耐烦，来判断一下：

首先，你对客户需要的产品很熟悉，有自信；

第二，数据处理的结果明天提交，晚上加班1小时能搞定；

第三，这个客户知名度很高，参与这个项目可以锻炼自己，是个不错的进步机会。

分析之后，理想的状态是我们马上冷静下来，积极地配合这项临时工作。

以上就是我关于如何不让临时性工作占据大部分工作时间的方法，希望可以帮到大家。